اگر به فکر پویا سازی کسب و کار خود هستید، باید تا حد امکان آن را روان نگه دارید. این یعنی شما باید بخش های مختلف کسب و کار خود را مجددا سازماندهی کنید تا مانند یک ماشین که خوب روغن کاری شده کار کند. این فرایند به احتمال زیاد هزینه زیادی نخواهد داشت، اگرچه ممکن است بسته به اندازه سازمان و میزان کاری که باید انجام دهید، مستلزم زمان باشد.
در اینجا به 7 بخش مهم میپردازیم که باید روی آنها تمرکز و بازسازماندهی کنید
1. سازماندهی تولید محصول
هماهنگی روند تولید با تاریخ انتشار مهم است.چون شما برای تغییر رویه بازار و افزایش فروش خود به محصول اعتماد می کنید.پس همه چیز و همه کس در تشکیلات شما باید برای رسیدن به این هدف تلاش کنند. بنابراین سازماندهی تمام جنبه های تولید محصول حیاتی است.
حال اگر به صورت مجازی کار می کنید و تیم شما در سراسر جهان پراکنده شده اند این کار کمی چالش برانگیز تر است. ابزاری که در اینجا به شما کمک میکند Jira نام دارد.این یک نرم افزار هماهنگی و پیگیری مسیر کار برای تشکیلات مختلف است.به تیم شما کمک میکند که محصولی بسازند، برای بهبود آن بازخورد دریافت کنند،مسیر پیشرفت را پیگیری کنند و با تمام اعضای تیم تولید محصول در ارتباط و تعامل باشند. Jira حجم قابل توجهی از داده ها را جمع آوری می کند که برای بهبود فرآیندها و همچنین تعیین پروژه های تولید محصول آینده قابل استفاده خواهند بود.
یکی دیگر از ابزار های مدیریت و هماهنگی Nifty است که تیم و مشتریان شما را برای جلسات، شرح وظایف و رویداد ها گرد هم می آورد. Trello نیز یکی دیگر از این ابزار هاست که دارای Kanban board (که نوعی ابزار مدیریت پروژه است) ، لیست ها ،کارت های برای تشکیل جلسات و رویداد ها، قابلیت مدیریت پروژه ،سازماندهی وظایف، و شخصی سازی روند کاری است.
2. سازماندهی پروژه ها و تیم ها
به عنوان بخشی از یک استارتاپ احتمالا تیم اصلی شما در یک ناحیه بزرگ پراکنده اند و به صورت مجازی کار می کنند.به همین دلیل امکان به وجود آمدن سوءتفاهم و گیج شدن درباره وظایف و زمان نیاز به هر بخش بیشتر است.
از آنجایی که قرار دادن همه در یک اتاق با یک برنامه احتمالا امان پذیر نیست ، بهترین کار ،استفاده از ابزار مدیریت کار مانند Wrike است. این نرم‌افزار سازماندهی آنلاین راه‌های متعددی را برای پیگیری عملکرد و ضرب‌الاجل‌های پروژه‌ها ارائه میکند، و بر متمرکز نگه داشتن گروه‌ها بر روی یک پروژه خاص و اطمینان حاصل کردن از دریافت اطلاعات صحیح به افراد صحیح نظارت می کند.
Monday.com به شما کمک می کند یک گردش کار ساده و خودکار برای شرح وظایف کمپین بازاریابی ایمیلی خود ایجاد کنید تا تیم شما بتواند بر اساس آن محتوا را برنامه ریزی و زمان بندی کند. Asana یکی دیگر از برنامه های محبوب مدیریت کسب و کار است که به رهبران تیم ومدیران کمک می کند تا پروژه ها و وظایف تیم آنلاین خود را به صورت آنلاین مدیریت کنند.
نکته ای کوچک: ابزارهای مدیریت کار به شما این امکان را می دهد که با تیم خود در تعامل باشید و سررسیدها و انتظارات را در یک پلتفرم به اشتراک بگذارید، در حالی که روند کار خاص خود را ایجاد کرده و با سایر فایل های موجود ایجاد شده در Word، Excel، Google Drive و سایر نرم افزارها یکپارچه شوید.
3. سازماندهی استراتژی کسب و کار
شما یک استراتژی تجاری موفق و هدفمند می خواهید که مخاطبان هدف شما را مورد خطاب قرار بدهد و مستقیماً با آنها صحبت کند. برای رسیدن به این هدف، باید مخاطبان خود را قبل از نوشتن پیام و تولید محتوا بشناسید.
شرکتی مثل Searchmetrics می‌تواند با ارائه تجزیه و تحلیل‌های پیشرفته داده ها به شما نشان دهد که چه کسی احتمالاً محصول یا خدمات شما را خریداری میکند، و همچنین نحوه برقراری ارتباط با آنها را برای به حداکثر رساندن کارایی و حاشیه سود را به شما معرفی می کند. این راه حل همچنین می تواند به شما کمک کند اثربخشی خود را در موتورهای جستجو افزایش دهید تا بتوانید فوراً در دسترس مشتریان بالقوه بیشتری برای تعامل با آن ها باشید .
4. مدیریت دارایی ها
برای پایین نگه داشتن هزینه های وارده تا حد امکان، نیازمند کنترل و نظارت سفت و سخت روی دارایی ها و موجودی هستید. انجام این کار مستلزم حرفه ای بودن در سازماندهی است. از فناوری های بارکد گذاری برای خودکار کردن فرآیند ،دقت بیشتر و ردیابی هر چیزی که دارید استفاده کنید. با این کار می توانید سرقت داخلی را از بین ببرید و همچنین می توانید در صورت کم شدن دارایی ها، هشدار دریافت کنید.
وقتی موجودی و دارایی هایی شما تماما تحت کنترل شما باشند، میتوانید ببینید که مواد و مصالح کجا و به چه مقدار مورد استفاده قرار می گیریند.تا بتوانید به طور کارامد تری مدیریت هزینه انجام بدهید و برای محصولات جدید سفارش صادر کنید. داده هایی که از نرم افزار های مدیریت موجودی دریافت می کنید به شما این امکان را می دهد تا بفهمید که چگونه فروش و بهره وری در بین کارکنان بر دارایی یا موجودی تاثیر می گذارد. با داشتن این اطلاعات میتوانید در جهت افزایش بازده شرکت خود تمهیداتی داشته باشید.
Zoho Inventor نرم افزار است که به شما کمک می کند تا آمار فروش خود را به همراه هر واحد در موجودی خود داشته باشید. یکی دیگر از پلتفرم های مفید باری Automate.io است که به کمک به شما در تهیه لیست هایی با واحد سازی یک به یک (یعنی به ازای هر ورودی یک خروجی در نظر می گیرد) و دردسترس گذاری داده ها بین برنامه ها از خودش را از بین رقبا متمایز می کند و همه این خدمات را به رایگان ارائه می دهد.
5. برنامه ریزی برای حضور در رسانه
بله درسته !!حضور فعال در تمام شبکه های اجتماعی به کسب و کار شما کمک می کند اما حفظ این حضور از شما وقت زیادی می گیرد. برای همین در اینجا به یک ابزار برای مدیریت و سازماندهی کمپین هایی که در شبکه های اجتماعی دارید نیازمند می شید.این ابزار به شما زمان پاسخگویی و تعامل با مخاطبانتان را در این پلتفرم ها میدهد.
برنامه SocialOomph کار هایی نظیر به روز رسانی توییترو فیسبوک ( که شامل پروفایل ها، گروه ها و صفحات می شود)، لینکدین (مانند صفحات شرکت، پروفایل ها و گروه ها)، فیدهای RSS، Plurk، App.net و وبلاگ ها را برای شما انجام می دهد. شما میتوانید به روز رسانی و اخبار شرکت را برنامه ریزی کنید یعنی این قابلیت را داشته باشید که پست مورد نظر را آماده و تاریخ انتشار آن را تعیین کنید.همچنین در لیست افرادی برای دنبال کردن در صفحات مخاطبان قرار بگیرید وتعامل محتوای شبکه های اجتماعی و کمپین‌های خود را با مخاطبان ارزیابی کنید.
Hootsuite به شما قابلیت برنامه ریزی زمان انتشار پست ها، مدیریت مکالمات و رصد کردن عملکرد خود در شبکه های اجتماعی را یک جا میدهد. HubSpot Marketing Hub گزینه دیگری است که به شما کمک می کند کمپین های بازاریابی راه بیاندازید ، افرادی که ممکن است به محصولات شما علاقه مند باشند را به مشتری تبدیل کنید، محتوایی جذاب را پیش نویس کنید و مخاطبان مناسب را جذب کنید.
6. سازماندهی اطلاعات
اگر زمانی که یک استارتاپ راه انداخته اید، دست و بال خود را شلوغ کنید زندگی حرفه ای شما و زندگی شخصی شما هم با هم تداخل پیدا می کنند ومدیریت تفکیک محل کار و خانه سخت می شود. OmniFocus یک سیستم مدیریت کار سازماندهی شده ایجاد می کند تا تصمیمات روزانه شما برای انجام وظایف را هدایت کند و حجم زیادی از اطلاعات، شما را از پرداختن به کارتان باز ندارد.
OmniFocus فعلا برای آیفون، مک و آی پد در دسترس است. این نرم افزار می تواند تمام اطلاعاتی که به صورت روزانه به دست شما می رسد را کنترل کند، و موارد مربوط را از موارد نامربوط جدا کند تا بتوانید کارهای بیشتری را با سرعت بیشتری انجام دهید بدون اینکه تمرکزتان روی روند کار را از دست بدهید.
این نرم افزار به شما اعلان هایی در مورد رویدادها و وظایف پیش رو می دهد اهداف و وظایف شما را به روز می کند ارائه . حتی این اطلاعات را در تمام دستگاه‌های اپل شما همگام‌سازی میکند تا بتوانید یک ایده را در آیفون خود یادداشت کنید و بعداً آن را در سیستم مک خود مشاهده کنید.
nTask، نیز پلتفرمی کاربرپسند و مقرون به صرفه است که تمام اطلاعات را در یک قاب به شما رائه می دهد و ابزار یکپارچه سازی دارد همچنین Gravity Flow، گزینه دیگری برای مشاغل مبتنی بر وب با افزونه خاص خود برای خودکارسازی و سفارشی سازی گردش کار کسب و کار شما است.
کنترل بر دخل و خرج شرکت برای موفقیت آن بسیار مهم است.بیش از 82 درصد از کسب و کارها به دلیل کمبود بودجه شکست می خورند. ابزارهای مربوط می توانند به شما در مدیریت کارهایی مانند پرداخت صورتحساب ها، مالیات و موارد دیگر کمک کنند.
7. سازماندهی تراکنش ها
اگرچه ممکن است سازماندهی تراکنش ها به عنوان یک استارتاپ آسان به نظر برسد، از آنجایی که ممکن است بسیار کم باشد، اما همنچنان ممکن است درگیر جنبه های دیگر کارهای روزمره خود شوید که فراموش کنید فاکتور ارسال کنید یا به مشتری یادآوری کنید که پرداخت معوق دارد.اینجاست است که داشتن یک ابزار صورتحساب آنلاین که نمایی یک پارچه از صورت‌حساب‌های فعلی‌تان و سررسیدهای گذشته و آینده تهیه میکند به شما کمک خواهد کرد.
شرکت‌هایی مانند FreshBooks این خدمات را ارائه می‌دهند تا بتوانید روی قابلیت‌های اصلی شرکت تمرکز کنید و همچنان بر تراکنش ها از هر دستگاهی نظارت داشته باشید. ابزار فاکتور آنلاین FreshBooks فاکتورها را از طریق ایمیل با یک لینک یا پیوند به گزینه های پرداخت مانند کارت های اعتباری، چک های الکترونیکی و درگاه های پرداخت مانند PayPal ارسال می کند. میتوانید یادآورها و و تایید پرداخت ها را تنظیم کنید تا تراکنش های ثابتی داشته باشید.
QuickBooks یکی از بهترین گزینه های نرم افزار حسابداری برای صاحبان مشاغل کوچک است که چون سطح خیلی مقدماتی ای دارد و ابزارهای مدیریت موجودی آن کاربری اسانی دارد. جایگزین های QuickBooks شامل Wave است که ازابزارهای پرداخت تجارت الکترونیکی است و Etsy integration ، که رابط کاربری بصری و ساده ای ارائه می دهد. ( که یک نسخه رایگان نیز دارد.). Etsy جایگزین دیگر Zoho Books است که دارای پشتیبانی مالیاتی و ابزارهای ادغام بانک، مدیریت تماس، مدیریت حساب های قابل پرداخت و ابزارهای برآورد و تخمین است که به شما کمک می کند صورتحساب مشتریان را به طور دقیق صادر کنید.
سازماندهی کار، کلید موفقیت شماست
حتی پس از اینکه استارت‌آپ شما رونق گرفت و درآمد کسب کردید، این ابزارها با شما رشد خواهند کرد و به سازماندهی کسب و کارتان ادامه می‌دهند. بسیاری از آنها ویژگی هایی را ارائه می دهند که می توانید بعداً برای رسیدگی به پروژه های بزرگتر از آن ها بهره مند شوید ، بنابراین هرگز راهبردی که از ابتدا به شما کمک کرده است، از دست نخواهید داد.